Download

Download

Projectdossier in Handboek 3.1: 'op projecten is nog winst te behalen'

22-06-2020

Projectdossier in Handboek 3.1: 'op projecten is nog winst te behalen'

Op 22 juni wordt Handboek 3.1 gepubliceerd, de opvolger van Handboek 3.0. SKAO interviewt Charlotte Pars (ProRail), Stefan Daamen (Heijmans) en Maarten Neelis (Rijkswaterstaat), leden van het Centraal College van Deskundigen (CCvD), over het projectdossier in Handboek 3.1. Wat is dat, en belangrijker nog: wat hebben we eraan?


Is het projectdossier nieuw?

Maarten trapt af: ‘Ja en nee. Nee, want er zijn geen nieuwe eisen bijgekomen. De onderdelen in het projectdossier komen voort uit de eisen zoals die er al waren in het vorige handboek. Organisaties kunnen nu al een projectadministratie inrichten om invulling te geven aan de handboekeisen op projectniveau, en dat gebeurt ook al. En ja, want in Handboek 3.1 hebben we het projectdossier wel een stuk zichtbaarder en explicieter gemaakt en introduceren we de term ‘projectdossier’.’ Charlotte vult aan: ‘Vanaf Handboek 3.1 is inzichtelijk wat een projectdossier is.’ Ze vervolgt haar verhaal door aan te geven wat er dan zoal in een projectdossier staat. ‘Het projectdossier wordt ingevuld door de opdrachtnemer. Er staat in wat de meest relevante energiestromen zijn van het project, dus hoeveel CO2 er wordt uitgestoten. Ook staat erin wat de organisatie doet om die footprint te verkleinen. En wat ze doet om transparant te zijn. En dan niet alleen naar de CI (certificerende instelling, red.), maar zeker ook naar de opdrachtgever toe.’


Wat hebben opdrachtnemers aan een ingevuld projectdossier?

Maarten: ‘het wordt duidelijker wat de opdrachtnemer nu daadwerkelijk bereikt op een individueel project, in termen van CO2 -reductie.’ Stefan vult aan: ‘zeker als bij het opstellen van het projectdossier ook de uitstoot van de onderaannemers wordt meegenomen. Dan pas krijg je een werkelijk beeld van de uitstoot op een project en neem je daar ook verantwoordelijkheid voor.’ Stefan vertelt ten tweede dat de resultaten uit de projectdossiers een goed vertrekpunt kunnen zijn voor volgende projecten: ‘als we bij project A een bepaalde, goed werkende maatregel hebben toegepast, kunnen we dat bij project B ook doen. Zonder projectdossier zouden we dat weer opnieuw moeten bedenken.’

Charlotte geeft nog een belangrijk voordeel van het projectdossier voor opdrachtnemers. ‘Het projectdossier helpt de opdrachtnemer te weten te komen waar de opdrachtgever naar op zoek is en zodoende het gesprek vorm te geven. Een opdrachtnemer kan met de opdrachtgever bespreken hoe zij samen meer CO2 kunnen reduceren. Soms is de CO2 -ambitie van de opdrachtnemer groot, maar loopt een organisatie tegen beperkingen vanuit de opdrachtgever aan. Met de gegevens die in het projectdossier staan, kunnen opdrachtnemer en -gever hier samen heel concreet de dialoog over aangaan.’ Stefan: ‘er komen inderdaad meer mogelijkheden om het gesprek met elkaar aan te gaan.’ Charlotte: ‘Bouwmanagers houden van plannen die ze moeten verifiëren, en dat kan veel gemakkelijker met het projectdossier.’


En wat levert het op voor de opdrachtgever?

Charlotte: ‘ook zij krijgen duidelijker in beeld wat ze in termen van CO2 -reductie bereiken, maar dan als opdrachtgever.’ Maarten legt uit dat opdrachtgevers zonder projectdossier alleen inzicht hebben in de algemene doelstellingen van opdrachtnemers. ‘Met het projectdossier krijgen we als opdrachtgever specifieke inzichten over wat er op individuele projecten gebeurt aan CO2 -reductie.’

Charlotte: ‘Daarnaast helpt het opdrachtgevers om het gesprek aan te gaan met opdrachtnemers. Een project is al veelomvattend, dan is het ontzettend fijn als er een dossier ligt dat als basis voor een gesprek kan dienen.’ Maarten vertelt vervolgens dat inzicht in projecten cruciaal is voor het behalen van de doelstellingen: ‘Omdat opdrachtgevers steeds hogere ambities hebben, ontstaat een steeds grotere behoefte om inzicht te hebben in wat er op projecten gebeurt. Opdrachtgevers vragen zich namelijk af welke acties ze kunnen uitvoeren om hun doelstellingen waar te maken. En dan komen ze uit bij de projecten. Daar is nog winst te behalen als het gaat om CO2 -reductie.’ Stefan is het daar mee eens. ‘Bijna iedereen heeft al groene stroom. Maar het is nog een enorme opgave om de klimaatdoelen van 2050 te behalen. En als we niet meer de focus gaan leggen op de projecten, gaan we daar nooit komen.’ De CCvD-leden leggen uit dat het daarom nodig is om ook buiten de eigen bedrijfsvoering te zoeken naar mogelijkheden om CO2 te reduceren. De projecten die opdrachtgevers uitbesteden, zijn daar de uitgelezen plek voor.

 

‘Omdat opdrachtgevers steeds hogere ambities hebben, ontstaat een steeds grotere behoefte om inzicht te hebben in wat er op projecten gebeurt. Opdrachtgevers vragen zich namelijk af welke acties ze kunnen uitvoeren om hun doelstellingen waar te maken. En dan komen ze uit bij de projecten. Daar is nog winst te behalen als het gaat om CO2 -reductie.’ – Maarten Nelis

 

Verwachten jullie dat er meer samengewerkt gaat worden?

‘Niet zonder meer,’ zegt Maarten. ‘Het is niet zo dat de dialoog tussen opdrachtgever en opdrachtnemer automatisch tot stand komt door de suggestie in Handboek 3.1 om een projectdossier in te richten. Er zijn nog wel aanvullende acties voor nodig. Maar het bestaan van het projectdossier helpt natuurlijk wel mee.’ Stefan is van mening dat die dialoog, die samenwerking tussen opdrachtgever en -nemer, noodzakelijk is: ‘Als we allemaal blijven afwachten, komt er geen emissieloze bouwplaats. Dus we moeten met elkaar, samen, die oplossingen bedenken. Het projectdossier helpt hierbij.’

 

Handboek 3.1 is uitgekomen op 22 juni en is hier te downloaden. In de loop van 2020 zal SKAO een digitaal projectdossier gaan faciliteren. Dit hulpmiddel zal de transparantie en impact op projecten vergroten.